Kaj je vodenje evidence in upravljanje z dokumenti?

Uspeh v poslovnem svetu je odvisna od njegove ustrezno organizacijo. Tako menedžerji in zaposleni se morajo zavedati, da take administracije. Kakšne so njegove lastnosti, katere vrste so, in kaj predpisi je treba upoštevati pri organizaciji delovnega procesa?

Kaj je vodenje evidence

Vsaka organizacija, ne glede na lastništvo in lastnosti, ustvarja v okviru poslovanja različne papirje. To je lahko tako naročil in črke, in poročila. Vsi izmed njih pripada organizacijske in upravne dokumentacije.

Pisarniško delo - dejavnost za ustvarjanje dokumentov organizacije, ki jih določenih pravil in zahtev izvedli. Najpogosteje v podjetjih namenijo predano osebje, zaposlenost v tem sektorju. V malih podjetjih se funkcija sekretar mogoče namestiti na skoraj vse zaposlenega.

Če ste razumeli bistvo terminologije (kar dokumentacijo), postane jasno, da je izvor besede. To, predvsem pa fiksacija na materialnem nosilcu uradne informacije. Med tem procesom ustvarja organizacijske in druge dokumente, ki nato sproži določene ukrepe.

Izraz "stvarna" pojavil za dolgo časa, vendar le v sredini prejšnjega stoletja, uradno je nastajal, je bil določen v predpisih na državni ravni.

pisarniško poslovanje in upravljanje z dokumenti - kaj je to?

Organizacija ne more obstajati neodvisno od zakona. Vedno je vodenje evidence in upravljanje z dokumenti. Kaj je to, kar lastnosti papirja za prenos, kako jih urediti? Ta vprašanja so rešena strokovnjaki: tajniki, arhivistov, zaposlenih v kadrovski službi.

Poslovna korespondenca vključuje pritrditveni podatke o otipljivem nosilcu podatkov, oblikovanje papirni ali elektronski instrument. V svoji osnovi je zgrajena potek dela organizacije - vrstni red gibanja ali pismo svojega nastanka do izvedbe in pošiljanje arhiva ali uničenje.

Kot je na kraj poslovnih dokumentov v zvezi z zaposlenimi in vodstvom dokumenta organizacija je razdeljena na zunanje in notranje. Od vira je odvisna od načina, kako naprej naročila, pisma.

Notranja organizacija Dokument vključuje naslednje korake:

• oblikovanje dokumenta projekta;
• usklajevanje;
• Osnutek dokumenta podpis, odlaganje datum in registrsko številko; od trenutka prijave se šteje za uradno objavljena in sprejeta za izvedbo;
• da bi storilce in spremljanje;
• izvrševanje naročil;
• registracija izvedbe dokumentov za shranjevanje, glede na čas in potrebe;
• uničenje poslovnih listin z potekel ali jih oblikovati za arhiviranje.

Prizorišča zunanjo dokument kot celoto so podobni, vendar obstajajo nekatere razlike:

• Dokumenti, ki jih dobi podjetje od zunaj. Ta dokument je lahko starš in otrok, veje, predpisi iz organom uradnih organov, sodnih nalogov, pisem državljanov.
• Vse prejete v organizaciji poslovnih dokumentov, ki so potrebni za opraviti postopek registracije. To potrjuje, da so pod nadzorom.
• Naslednji korak je, da delo z dokumentov, uvedbe ali zmogljivosti.
• Če je potrebno, je formalni odgovor je.
• Zadnja faza - priprava na dolge ali arhivsko shranjevanje in morebitno uničenje.

Poleg tega je v zvezi z upravljanjem organizacije so vrste dokumenta naslednje:

• navzgor - od slave do vladarjev (Pojasnila);
• navzdol - od vodstva do zaposlenih (naročil);
• horizontalno - med enakih položajih (zakoni, protokolov).

Vse faze dokumenta je v gibanju, so zabeležili v posebnih revijah. Jih je mogoče storiti na več načinov:

• registri dokumentov gibanja;
• kartice dokumenti;
• Elektronski dokument je najbolj pogosta v večini organizacij.

Značilnosti sodnega postopka

Veliko se sprašujem, kaj je pravno dokumentacijo, in kako se razlikuje od celote. Sodišče je primer - to je nekoliko drugačen nabor dokumentov in materialnimi dokazi. Pravilno skladiščenje in gibanje zagotavlja preglednost sodnega sistema. Trial stvarna, za razliko od organizacijske lahko prostovoljno. To se izvaja s strani pooblaščene osebe in je strogo nadzorovana. Za njega, regulativni in dobro opredeljene vse korake do uničenja.

Naloge sekretarja

Večina zaposlenih v podjetju zelo nejasna ideja kaj papirologije in administracije. Za ta isti sekretar - poklicne dejavnosti.

Sekretariat podjetja opravljajo osnovne funkcije upravljanja z dokumenti. Oblika in značilnosti organizacije dela vodenje evidenc storitvenih dejavnosti se delijo na te vrste:

• Centralizirani - vsi sekretarji so v istem oddelku in ob-glavni pisarniško delavca ali višji sekretar.
• Decentralizirani - tajnice in osebje, ki opravljajo svoje naloge, ki so razporejeni po delih organizacije in ob upoštevanju različnih nadrejenih.
• Mešani - to je najbolj pogost v velikih organizacijah.

Značilnosti dokumentirati družba bo neposredno odvisna od tega, kaj tvori sekretariat sprejet.

Navodila za pisarniško-delo

Ne glede na velikost in obliko lastništva, v vsaki organizaciji mora biti normativni akt, ki ureja pretok dokumentov. Kaj je navodilo o upravljanju evidenc, in kako? To vprašanje je zaskrbljujoča ne samo za tajnice, ampak tudi med voditelji.

Navodila za pisarniško-delo - to je notranja ureditev organizacije, ki so jih naročila ali navodil za uporabo, večni ukrepanje odobrila. To je zapisano vse faze prehoda dokumenta, so seznami delovnih mest, katerih podpisi lahko potrdi uradne dokumente, ki so predstavljena oblikovanja vzorcev, prazne in oblik.

vodenje evidence

V manjših podjetjih z nizko stopnjo dokumenta (manj kot 200 na leto), ni nobenega dvoma, da je ta vodenja evidenc. Vse, kar se je odločilo sil sami, ali pa celo glavo zaposlenih.

Če so obveznosti vodenja evidenc ne za neposredno zaposlenega in niso napisane v njegovi pogodbi o zaposlitvi, je treba izdati odlok, ki nalaga svoje funkcije. Ta dokument je treba podrobno slikati dodatne dajatve, odgovornosti in nadomestila.

Lastnosti evidence zaposlenih

Če vaša organizacija deluje enotno zaposlenega, poskrbite, da boste ustvarili dokumente o zaposlitvi. Na vprašanje, kaj HR outsourcing, je še posebej pomembno za podjetja z majhnim številom zaposlenih.

HR outsourcing - je zagotoviti pretok določenih dokumentov, povezanih z zaposlovanjem delavcev. Ponavadi te naloge izvaja posebne enote - Kadrovske službe. Njihove naloge vključujejo sprejem, obdelavo in shranjevanje HR dokumentov. Vključno z obdelavo osebnih podatkov, ki so zaupne narave.

Osebje dokumentacijo običajno poteka ločeno od celotne skladnosti s pravili zasebnosti in skladiščnih funkcij.

optimizacija pisarni

Kljub hitremu razvoju digitalnih tehnologij, številne organizacije težko optimizirati delovni proces. Še naprej vodi na staromoden papirja korespondenco in izvajati redne dnevnike.

To je posledica dveh dejavnikov:

• odpornost na zaposlene inovacije podjetij;
• pomanjkanje finančnih sredstev.

Managerji se morajo zavedati, da je optimizacija potek dela z velikimi naložbami daje pomemben ekonomski učinek.