Memo: primer. Izdelava beležko

Na interne dokumente organizacije mnogi zaposleni vedo le s svojim ravnanjem - memorandumi se zamenjujejo s storitvami in so napačni. To krši osnovno funkcijo takšnih dokumentov - uradna komunikacija v ekipi, kar vodi do nemožnosti usklajenega dela. Zato je vprašanje priprave seznama, njenih razlik in podobnosti z drugimi dokumenti, specifikacije pisanja nujno.

Terminologija

Storitvena nota je sredstvo za komunikacijo med uradniki, strukturnimi oddelki. Včasih je opredeljen kot dokument o izvajanju neke naloge / dela, čeprav ima lahko drugačen značaj. Vzorci, o katerih bomo razpravljali v tem članku, odražajo samo vsebino beležke.

Uradno klasifikator upravnih dokumentov ne vsebuje informacij o takem papirju kot beležki. Primer, kako napisati to, ni zagotovljen, vendar to ne izniči dejstva, da je tak dokument v številnih razlogih razširjen na področju delovne sile.

Razlogi za uporabo

Storitvena opomba je znana kot pogosto uporabljeni podporni dokument. Odgovoren je za zagotavljanje komunikacije med elementi delovnega sistema, to je zaposlenih. Zakaj je takšen dokument tako priljubljen? Mnogi delovni trenutki se lahko in jih je treba rešiti brez posredovanja vodilnih položajev - to dokazuje avtonomijo in učinkovitost oddelkov samostojno in kot sistem kot celoto.

Značilnosti

Razlika v zgoraj omenjenem memorandumu je ta, da slednja zahteva pritožbo višjih uradnikov, in beležka, ki bo obravnavana v nadaljevanju, predstavlja povezavo na horizontalni ravni. Lahko je klic upravitelju drugega oddelka ali vodji druge enote. V vseh primerih, ko imajo omenjene osebe enakovredne objave, je mogoče govoriti o beležki. Ko pride do neenakosti, je treba pripraviti obvestilo . Nekateri predstavljeni primeri so lahko dvoumni, razlogi za to pa bodo obravnavani pozneje.

Obseg servisnih opomb

Običajno so zapiski o vprašanjih zagotavljanja: informacij, gospodarskih, logističnih ali organizacijskih. Pogosto beležka lahko vsebuje zahtevo ali predlog. Vsaka od strukturnih elementov je ponavadi ena prednostnih tem in se nanaša na področje, na katerem deluje sam element.

Dekoracija

Registracija beležke poteka na enak način kot prijava poročila. Posledično se spremeni samo vsebina. Registracija servisnih sporočil ureja GOST. To vam omogoča, da ohranite enotnost registracije vseh upravnih dokumentov.

Primer kako napisati napotek:

Informacijski in tehnični oddelek ( na vrhu strani, na levi strani )

Za šefa varnostne službe ( na vrhu, na desni strani ) Lyubchenko RL

URADNA OPOMBA

14. 9. 2015 številka 11

Petek 17. 09. 2015 bo nadomeščena z materialno in tehnično podlago. V zvezi s tem prosim, da za opravljanje teh del zagotovite dostop do naslednjih zaposlenih organizacije PE "AMIR":

1. Andeneko Sergej Gennadievič.
2. Miškov Lev Georgijevič.

Vodja oddelka ( na levi strani ) _response_ Antipov RD ( na desni strani)

Zasnova beležke nakazuje tipični format listov - A4.

Koristi

V bistvu analogni govorni sporocilo ima v predavalnici vec prednosti pred obicajnim delovnim komuniciranjem:

• Konzerviranje v pisni obliki;
• Uradna dokumentacija;
• Udobje v primeru prenosa kompleksnih informacij;
• Sposobnost pošiljanja enega sporočila več osebam hkrati.

Logično posledice, ki izhajajo iz tega:

• Možnost potrditi / zavrniti vsako izjavo;
• Jasna formulacija naloge in njeno natančno izvajanje;
• Pravočasnost izvajanja;
• Delovna učinkovitost.

Znak

Pisanje uradnega beležka ima lahko naslednji značaj:

• Informacije (obveščanje, obveščanje, obveščanje itd.);
• Pobuda (zahteva);
• Poročanje.

Storitvena nota, ki je bila zgoraj navedena, je informativne narave, saj vodja enega oddelka obvešča drugo o prihodnjem delovanju dela, poleg tega pa daje preprosto informacijo o tem, kaj mora storiti.

Zadnja dva elementa sta pogosto eden poleg drugega: memorandum je odgovor na pobudo (zahteva).

Struktura

Poglejmo, kako napisati uradno obvestilo na podlagi tega primera. Torej, ta dokument mora vsebovati:

• Zahtevo naslovnika (v tem primeru je vlogo tega opravil šef varovanja);
• Ime dokumenta (ustrezen napis je bil tik pred besedilom);
• Datum dokumenta;
• Besedilo;
• Zahtevek in podpis naslovnika (vodja oddelka za informiranje).

Besedilo se nato lahko razporedi tudi po strukturi. Res je, da je veliko bolj pogojno:

1. Prvi del opredeljuje osnovo in motiv za pisanje. V obvestilu o storitvi, katerega vzorec je bil predstavljen zgoraj, razloži zahtevo v prvem stavku.
2. Drugi del odraža bistvo: v primeru gre za besede "v povezavi ...".
3. Tretji del je končni. Lahko vsebuje izjavo o dejstvih, predlog ali zahtevo.

Servisna opomba, primer, ki nam pomaga razumeti pravila oblikovanja, povezuje drugi in tretji del v eno. Ločitev postane bolj opazna v zapletenih zapisih. Tretji del je nujno prikazan v odzivnih dokumentih.

Styling

Čeprav je za ta članek dovoljen prosti format, pa tudi za vse druge dokumente za upravljanje, da bi vedeli, kako pravilno napišete uradno obvestilo, morate prosto izražati svoje misli v poslovnem slogu, saj pri pripravi kakršnekoli dokumentacije uporablja to, kdo je uporabljen.

Vrste

Opombe o storitvah nimajo jasne razvrstitve, temveč se lahko istočasno razdelijo na vrste.

Na primer, obstaja obvestilo:

• O povečanju;
• Za pridobitev;
• Ob odpovedi itd.

Vsaka vrsta ima lastno specifikacijo črkovanja. Za boljše razumevanje načina pisanja sporoćila bodo podani tudi primeri.

O povečanju

Za zaposlene, ki menijo, da za svoje delo ne prejemajo dovolj denarne odškodnine, je morda potrebna pisarna o povečanju plač. Logično je, da se bodo najprej obrnili na svojega šefa - napisali bodo memorandum.

Pisarniško noto te vrste je napisal vodja oddelka za zaposlene, naslovljen na vodjo oddelka. Včasih je to tudi oddelek za človeške vire. Nato najprej govorimo o oddelku za obveščanje zaposlenega, ki želi prejemati večjo plačo in kadrovski oddelek. Razlogi za povečanje plač (spremembe v obsegu dela, kvalifikacije zaposlenega itd.) Morajo nujno vsebovati uradno obvestilo.

Vzorec je predstavljen spodaj.

Oddelek za računovodstvo materialov

Generalni direktor državnega podjetja "Agro Darina" Aninikova G.L.

URADNA OPOMBA

09.04.2013 № 45

St. Petersburg

O povečanju plač Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna dela v PE "Agro Darina" od 4. marca 2011 v vlogi vodilnega strokovnjaka oddelka za materialno računovodstvo. Je usposobljen mojster njene obrti, ki prikazuje visoko produktivnost dela, točno, obvezno in izvršilno. Med svojim delom nisem prejel nobene disciplinske kazni. V zvezi z zgoraj navedenim vas prosim, da povečate plačo Furmanets Galina Viktorovna od 23.000 rubljev do 25.000 rubljev.

Vodja oddelka za računovodstvo materialnih sredstev_certifikacija_Galkin S.A.

Povečanje ne pomeni samo povečanja nagrajevanja delavcev, ampak lahko pomeni tudi premik v višji položaj. Pisarniški zapis o promociji je napisal tudi vodja oddelka.

To je pomembna opomba: enako obvestilo direktorju, to je zapis, ki ga podrejena glavi obravnava kot poročilo.

Vodja oddelka lahko priporoči podrejeni za povečanje na podlagi:

• Izboljšanje njegove usposobljenosti;
• Visokošolsko izobraževanje (prvo / drugo);
• Izkušnje in delovne izkušnje;
• Za izjemne storitve.

Razlogi morajo biti navedeni neposredno v beležki. Na primer, naslednji.

Oddelek za materialno in tehnično podporo

Generalni direktor PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

URADNA OPOMBA

02/19/2001 št. 15

Moskva

V vzponu na delovnem mestu Belousove Yu. O.

Belousova Julia Olegovna dela v PP "Netflix" od 7. januarja 1999 kot administrator logističnega oddelka. Je usposobljena strokovnjakinja na svojem področju. Zaposleni je izvršni in odgovoren, ima visoko delovno sposobnost in vzdržljivost v stresnih situacijah. 15. februarja 2001 je magistriral v računovodstvu in reviziji. V zvezi s tem priporočam, da se Yulia Belousova poviša na položaj višjega administratorja.

Vodja Oddelka za materialno in tehnično podporo Elčininov podpis P.L.

Za nakup

Pod nakupom pomeni popravilo ali zamenjavo katerekoli opreme. Storitveno obvestilo za prevzem je napisal oddelek, ki potrebuje posodobitev materialne in tehnične osnove.

Naročilo za storitev, katerega vzorec je predstavljen spodaj, je bil pripravljen za nakup računalnika.

Oddelek za človeške vire

Vodji IT oddelka OOO "Epam" Penkov DM

URADNA OPOMBA

11. 12. 2009 številka 4

Kharkov

Pri popravilu (zamenjavi) računalnika

Želim vas obvestiti, da se od 6. novembra 2009 član osebja oddelka za kadrovske zadeve Mashkina Tatyana Evgenievna, višji administrator, redno zruši na osebnem računalniku.

V zvezi z zgoraj navedenim razlogom popravite ali zamenjajte ta računalnik čim prej.

Vodja kadrovske službe _signature_ Chistenko V.T.

Odmor

Odpoved službenega dopusta ne pomeni, da je treba zaslužiti na zasluženem počitku, temveč da pokličete člana osebja s počitnic, ki ga je napisal vodja oddelka, v katerem je naveden ustrezen delavec. Navede razlog za odpoklic. Dokument se predloži vodji podjetja / organizacije, nato pa mora napisati odgovor - soglasje ali zavrnitev.

Naslednji primer je tak zapis z odgovorom.

Ne moti mi

Kadrovski oddelek za pripravo potrebnih dokumentov__Sergei 21.3.2014

Za generalnega direktorja PE "Aukro" Sergey V.P.

URADNA OPOMBA

21. 3. 2014 Št

Ob upoštevanju bolezni Tatyane Morozove, višjega računovodja računovodske in revizijske službe, predlagam, da od 22. marca 2014 povabite računovodja Pavla Matveičuka.

Vodja računovodske in revizijske službe _signature_ Marinina R.A.

Treba je opozoriti, da je poleg pisanja in sprejema sklepa o storitveni noti še vedno potrebno pridobiti soglasje samega delavca za umik z dopusta. Prav tako mora biti formalno dokumentiran. Zato je beležka le prva stopnja tega procesa.

O bonusih

Storitvena opomba o bonusih je napisana, ko želi vodja spodbuditi delavca k produktivnemu delu. Z vidika zaposlenega je postopek nagrajevanja enostaven, za šefa, še posebej, če organizacija nima bonne rezervacije in se raje odloča brez njega, postane veliko več časa. Toda ena od stopenj tega procesa bo v vsakem primeru pisala uradno obvestilo.

Najprej morate proučiti specifikacijo podjetja v zvezi s tem - vsaka družba ima svoje bonitetne pogoje. Te je mogoče določiti v primerih, ko zaposlenega ni mogoče dodeliti (disciplinske sankcije, upravne kršitve itd.), Viri premij in podobno. Po natančni študiji lahko nadaljujete neposredno s pisanjem.

Storitvena opomba o bonusih mora nujno vsebovati razloge, zaradi katerih vodja oddelka meni, da je treba delavca spodbujati. Če ima bonitetna določba jasne točke, v kateri je navedeno, kakšna spodbuda je tista, ki je zapadla, je postopek veliko preprostejši. Vodja mora obvestiti direktorja o izpolnjevanju takšnih in takih točk. Potem je to obvestilo. V drugem primeru vodja oddelka predlaga samo spodbujanje zaposlenega in sam določi višino bonusa - znova, glede na sistem materialnih spodbud za organizacijo.

Zanimivo je, da so uradna pojasnila o bonusih pogosto pripisana poročilom - saj so napisana v imenu višjega ranga. Podobna dilema se pojavlja tudi z opombami o odpoklicu od dopusta, povečanju itd.

Za odpis

Opombe o odpisu gradiva so potrebne, kadar je lastnina poškodovana ali je materialna in tehnična podlaga zastarela. Tovrstni dokumenti so tesno povezani z opombami o prevzemu in so podobni specifikaciji: na primer, podobno je zapisnik zapisal vodja oddelka z zgornjo težavo oddelku, ki deluje z razvajanimi lastnostmi (kot v primeru o računalniku: pritožba je odšla na informacijski oddelek).

Spodaj je vzorec takega obvestila.

Oddelek za informacijsko tehnologijo

Vodja oddelka za nadzor in revizijo LLC "Troyanda" Sukhorukov D.D.

URADNA OPOMBA

22. 22. 2006 Br. 42

Kijev

Pri odpisu računalnika

Želim vas obvestiti, da je elektronski računalnik, ki je v lasti informacijskega in tehničnega oddelka, zastarel in ne more izračunati zmogljivosti, ki bi zadostovale za polno delovanje tega oddelka.

V zvezi z zgoraj navedenim razlogom vas prosim, da zgoraj navedeno nepremičnino zapišete kot zastarelo in obvestite oddelek za javna naročila o potrebi po dopolnitvi materialne in tehnične osnove.

Vodja informacijskega in tehničnega oddelka _signature_ Chashchenko V.T.

Ločevanje servisnih zapisov po vrsti

Vsi zgornji primeri lahko razdelimo na dve vrsti:

• Zapisnik o zaposlenem, direktorju;
• Zapis na katerikoli oddelek.

Kar se tiče dileme prve točke, je to že omenjeno v tem članku. Kljub dejstvu, da informacije, kako pisati uradno noto direktorju, kot tudi primeri in vzorci pisanja, v bistvu to ni povsem res. Takšno načelo se lahko uporablja samo v organizacijah podjetij, kjer so vsi oddelki enaki in ni nobenega vodje. Nato pisanje zapiskov med oddelki samodejno postane uradno, ne pa poroča. V vseh drugih primerih je zelo priporočljivo, da pri pisanju opomb o odpoklicu zaposlenega od dopusta, bonitete, razrešitve, napredovanja na delovnem mestu uporabite ime dokumenta "Memorandum". Druge zahteve za pisanje ostanejo enake.

V opombe o storitvah oddelki vključujejo vse druge vzorce - o odpisu, nakupu itd. Dajo bolj točno predstavo o bistvu servisnih opomb: komunikacija med enakovrednimi oddelki, ki ne zahteva intervencije upravljanja.

Skladiščenje

Beležke, ki se nanašajo neposredno na posamezne delavce, so shranjeni v njihovih osebnih zadev. Vse ostalo se pošljejo arhivih družbe.

Originals beležke bo morda potrebno pri preizkušanju organizacijo višje oblasti: dajejo podrobne informacije o notranjem poslovanju družbe, interakcije strukturnih elementov.

Tudi beležke, kot uradni dokumenti, je lahko dokaz ali Pobijanje v postopku v vsakem primeru.

Kot pri drugih dokaznih listin, lahko beležke obravnavati kot nekakšno dopolnilo k evidence tujih družb.

Pogosta uporaba beležke služi kot merilo za oceno splošnega razpoloženja družbe in njenih zaposlenih za sociologi, tržniki, psihologov delovne organizacije osebja.

Polovica poslovanje, pol prosto risanje beležke jasno prikazuje kontekstualnih odnosov znotraj delovne sile. Posebej zanimiva je dokumentacija ni med oddelki in med posameznimi člani oddelkov - je redkejše in zato bolj vidne.