Pravila poslovne korespondence po elektronski pošti. Poslovno pismo: vzorec. Kako poslati e-pošto po elektronski pošti

V zadnjih desetih letih je poslovna korespondenca po elektronski pošti postala izjemna priljubljenost in postala eden glavnih načinov poslovnega komuniciranja. Danes je težko najti osebo, ki ne bi uporabljala e-pošte v praksi medosebnih komunikacij. Kljub temu se mnogi danes sprašujejo sami: kako pošljem e-pošto po elektronski pošti, tako da bodo upoštevana vsa pravila? Kako uporabljati pismeno pismo, da bi dobili dober vtis o naslovniku o pošiljatelju?

Ta članek opisuje pravila poslovnega dopisovanja po elektronski pošti, praktični nasveti, predstavljeni v članku, vam bodo pomagali pri učenju pravilnega poslovnega komuniciranja pri sestavljanju e-pošte.

Mnogi začnejo svoj delovni dan s preverjanjem poštnega nabiralnika za nova sporočila. Ampak, k velikemu obžalu, kljub razširjenosti tega načina izmenjave informacij, mnogi ne vedo, kako pravilno uporabljati jezik poslovne korespondence, pri čemer e-pošto za neformalni način komuniciranja.

Zahvaljujoč hitrosti pošiljanja e-poštnih sporočil e-pošta poenostavlja izmenjavo pomembnih uradnih dokumentov, obrazcev, aplikacij, vendar ljudje prav tako napake pri pošiljanju pisem. Zelo pogosto se zgodi, da pri sestavljanju e-pošte pri izmenjavi datotek piškotki iz nekega razloga ne zbirajo spremljajočih esejev in ne vnašajo tem, kar lahko otežuje delo prejemnikov. Namen tega članka je odgovoriti na vprašanje: kako poslati pismo po elektronski pošti in upoštevati vsa pravila poslovne pisne komunikacije po elektronski pošti?

Pri sestavljanju e-pošte je treba izpolniti vsa predložena polja

Pravila poslovnega dopisovanja po elektronski pošti zavezujejo pošiljatelja pisma, da izpolni vsa polja, navedena v e-pošti, kot je naslov in ime prejemnika in pošiljateljica črke. Ne pozabite opisati teme, ki na kratko opiše bistvo poslane e-pošte. Zelo pogosto je iz pravilno opisane teme odvisna usoda poslane črke in hitrost rešitve problema, ki je navedena v njem. Poslovna e-pošta se mora začeti z voščilnico - ta preprost prikaz spoštovanja do prejemnika je zelo pomemben v korespondenci. Po pozdravu je treba slediti besedilo, ki se imenuje "telo pisma", na koncu pa ostane še podpis, na primer "S spoštovanjem, Brisov Petr Ivanovič".

Pozdrav v poslovno korespondenco

V tem trenutku je smiselno poudariti vašo pozornost, saj je gesta spoštovanja zelo pomembna v vseh vidikih poslovne komunikacije. Najboljši pozdravni stavek je "Dober dan" ali "Pozdravljeni". Vodenje poslovne korespondence po elektronski pošti omejuje pošiljatelja z uporabo besednih zvez "Dober večer" ali "Dobro jutro", ker lahko prejemnik prebere pismo veliko kasneje kot ga prejme. Prav tako ni pravilna uporaba pri pozdravu izrazov v ustnem jeziku, ki se uporabljajo v neformalni komunikaciji.

Po besedah ali besednem pozdravu se morate obrniti na prejemnika po imenu in poimenovanju, v primeru, če je pošiljatelju ime neznan, lahko preskočite ta trenutek. Po pozdravni besedi lahko nadaljujete na izjavo o namenu pisma.

Priložene datoteke v poslovni korespondenci po elektronski pošti

Če je glavni namen pisma ni samo pisna pripoved in izjava o vsebini zadeve, ampak tudi pošiljanje datoteke, je bolje, da pošljete poslani predmet najprej. Pogosto se zgodi, da je veliko pošiljateljev zaradi neutemeljenosti, ki je v besedilu pisma navedlo bistvo vprašanja, pozabiti priložiti potrebno naložbo. Takšna malomarnost lahko negativno vpliva na poslovni ugled pošiljatelja poslovnega pisma.

E-poštni naslov mora biti prepoznaven in jedrnat

Pravila poslovnega dopisovanja po elektronski pošti zavezujejo pošiljatelja, da ima prepoznavno elektronsko ime, ki mora vsebovati pravo podatke o imenu pošiljatelja. Zelo ne laconski in neumni poglej uradne črke in naslove, če elektronski naslov navaja neformalne izraze ali besede, na primer elektronski naslov "limon_petya". Za odrasle izgleda zelo nevzdržno. Če želite opravljati poslovno korespondenco, je bolje ustvariti ločen e-poštni naslov in slediti e-pošti poslovno korespondenco.

Uporaba funkcije hitrega odziva (odziva), da se odzove na prej prejete e-pošte

Funkcija odgovora ali odziva (v skrajšani obliki, kot izgleda Re :), pomaga uporabniku hitro odzvati na predhodno poslana sporočila od pošiljatelja. Ta funkcija ima tudi univerzalno priložnost za branje prejšnje korespondence s sogovornikom za določeno temo. Toda pravila poslovne korespondence po elektronski pošti zavezujejo pošiljatelja, da preimenuje predmet poslovnega pisma, če se med korespondenco bistvo razprave spremeni.

Preden pošljete poslovno pismo, morate preveriti črkovanje napak in ločila

E-pošta poenostavlja izmenjavo informacij, vendar poslovna korespondenca ne sme zanemariti pravil ruskega jezika, saj lahko neprevidna napaka vpliva na avtoriteto pošiljatelja. Preden pošljete pismo, morate večkrat pregledati besedilo in skrbno preveriti, ali gre za napake pri ločevanju in ločilih. Veliko e-poštnih odjemalcev ima funkcijo preverjanja črkovanja, zato bodite pozorni na besede, ki jih podaja rdeča črta. Če imate kakršne koli dvome o pravilnosti črkovanja, morate po internetu zaprositi za pomoč ali preveriti črkovanje s slovarjem za črkovanje.

Ciljno polje je treba izpolniti na zadnjem mestu

Da bi se izognili pošiljanju nedokončanih ali nepredstavljenih sporočil, je treba naslov prejemnika poslovnega pisma vnesti v zadnjem trenutku pred pošiljanjem. To pravilo je vključeno tudi v osnove poslovne korespondence po elektronski pošti. Dogodek se zgodi, da ko je polje prejemnika vneseno, lahko e-pošta ponudi seznam prej uporabljenih prejemnikov, zato se mora tudi njihova pozornost osredotočiti, da ne bi napačno poslali prevedenega poslovnega pisma tujim naslovnikom.

Oblikovanje poslovnega pisma

Pravila za strukturiranje besedila ne veljajo le za nosilce papirja, temveč tudi za pravila o poslovnem dopisovanju po e-pošti. Uporabnik ni vedno primeren za branje velikih količin besedilnih sporočil na zaslonu. Če želite poenostaviti to točko, prekinite besedilo v logično ustvarjene majhne odstavke in ne dovolite zapletenih stavkov v besedilu poslovnih pisem. Optimalna dolžina enega stavka v poslovnem pismu ne sme biti več kot petnajst besed.

Bistvo poslovnega pisma je treba navesti po vsebini

Poleg vsebine poslovnega pisma bi moral prejemnik zanimati tudi jasno navedeni prvi in drugi stavek glavnega besedila. Pošiljateljeva naloga je na začetku pisma navesti bistvo problema ali vprašanja, na katero se obrne na prejemnika. V prvem stavku je treba navesti namen, za katerega je poslano poslovno pismo. Vzorec: "Obveščamo vas, da se termini obveznosti iz pogodbe št. 45 z dne 02/01/2017" o dobavi razsutega materiala "končajo. Če želite obnoviti pogodbo, morate predložiti drugi paket dokumentov. " Zahvaljujoč temu cilju ima prejemnik priložnost prodreti v glavno idejo poslovnega pisma. Če je besedilo črke preveliko, je bolje uporabiti funkcijo priloge predmeta kot prilogo v obliki besedilnega dokumenta, vendar z besedilnim poljem pustite spremljevalni esej, ki osvetljuje poslovno pismo. Vzorec: "Za vašo referenco vam pošljemo elektronsko kopijo dopisa družbe Makstroy LLC. Prosimo vas, da svojo odločitev o podaljšanju pogodbe št. 45 z dne 02.01.2017 "o dobavi razsutih materialov" obvestite do časa, določenega v dopisu. "

Na vsakem poslovnem e-poštnem sporočilu je treba odgovoriti

Obstajajo negativni primeri poslovnega dopisovanja, kadar prejemnik zanemaruje poslovno pismo iz kakršnih koli razlogov. Včasih lahko resnično obstajajo primeri, ko odgovora ni mogoče dati zaradi določenih situacij, na primer čas, na katerega se lahko reši problem, lahko traja več dni ali prejemnik je v procesu razmišljanja in ne more takoj odgovoriti na postavljeno vprašanje. V tem primeru bi bilo treba kratek komentar o tem, na primer, "Zdravo, Peter Ivanovich. Prejel sem vaše pismo, vendar do danes mi je težko odgovoriti, saj se moram posvetovati z višjim vodstvom. To težavo bom poročal izvršnemu direktorju našega podjetja o vaši težavi in uradnemu odgovoru do konca tedna. S spoštovanjem, vodja prodaje, Belov Ivan Gennadievich. "

Treba je zapomniti, da če odgovor ne bi bil podan v treh delovnih dneh, se lahko tišina prejemnika poslovnega pisma oceni kot ignoriranje in zavrnitev komuniciranja s pošiljateljem.

Pri sestavljanju odzivnih pisem je treba odgovoriti na vsa vprašanja

Če pismo, ki je bilo poslano prejemniku, nosi vprašaj, potem je treba pri sestavi pisma odgovoriti na vprašanja v vrstnem redu, ki je prisoten v prejetem besedilu poslovnega pisma. Če so bila vprašanja postavljena, pošiljatelj upa, da jim bo prejel konkretne odgovore. Ko sestavljate pismo, odgovori ne smejo biti oštevilčeni, pravkar morate navesti idejo. Da bi odgovorili na vsa postavljena vprašanja, morate večkrat prebrati prejeto poslovno pismo in v primeru, da je preveč vprašanj, je bolje, da jih napišete ločeno, da preprečite prehod. Če na nekatera postavljena vprašanja ni mogoče odgovoriti, je treba poudariti, da v tem trenutku iz nekega razloga ni mogoče odgovoriti.

Ne zlorabljajte okrajšav, čustvenega oblikovanja in velikih črk

Obstajajo negativni primeri poslovne korespondence, ko jih pošiljatelji razredčijo, pri čemer uporabljajo neformalne znake v obliki nasmehov. Njihova uporaba je priljubljena pri komuniciranju v socialnih omrežjih, vendar pravila poslovnega dopisovanja ne sprejemajo takšnih manifestacij čustev, ker prejemnik morda ne pozna njihovega pravega pomena in jih vzame za nerazumljiv niz ločilnih napak.

Prav tako je treba zavrniti pisanje besedila z velikimi črkami. Na internetu se niz besed, napisanih z velikimi črkami, imenuje "kričanje fraze", pogosteje pa take fraze nosijo negativno barvo. Prejemnik pri branju elektronskega poslovnega pisma lahko takšno pisavo šteje negativno, kar bo imelo škodljiv vpliv na dojemanje pomena. V primeru, da je v poslovnem pismu treba poudariti pomen vsakega trenutka, je bolje uporabiti uvodne stavke, na primer "Prosimo, upoštevajte, da morate priložiti paket dokumentov za podaljšanje pogodbe najpozneje do 10.02.2017" ali "Upoštevajte, da so dokumenti Za podaljšanje pogodbe je treba predložiti do 10.02.2017. "

Ni treba pošiljati tajnih podatkov po elektronski pošti

Če želite prenesti osebne ali zaupne podatke, je bolje, da zapustite e-poštna polja, saj obstaja grožnja prestrezanja s strani vsiljivcev za uporabo v njihovih lastnih plačnikih. Takšne informacije lahko vključujejo: telefonske številke, gesla za bančne kartice, osebne bančne račune itd. Pomembno je vedeti, da so podatki shranjeni na strežniku poštnega agenta in v primeru hekanja se lahko ukradejo.

Na koncu pisma mora biti podpis pošiljatelja

Kot je bilo že omenjeno, mora vsako poslano pismo vsebovati poseben podpis. Pogosto razvijalci poštnih nabiralnikov uvajajo funkcijo blokov podpisa, v katero lahko vnesete podatke o pošti, imenu in telefonski številki za stike. Nato bo ta blok samodejno prikazan na koncu vsake črke, kar bo poenostavilo tipkanje. Pomembno je, da pravilno sestavite podpis, tako da lahko prejemnik pravilno odgovori s pošiljateljem, ko odgovarja na črko. Primer podpisa bi lahko bil takšen: "S spoštovanjem, vodja prodaje Nikolay Petrov, +79810000000".

Pri sklepanju ugotovimo, da za razumevanje, kako voditi poslovno korespondenco po elektronski pošti, vam ni treba naučiti dodatnih in zapletenih elementov. Treba je le upoštevati osnovna pravila etikete in spoštovati norme ruskega jezika.