Nomenklatura primerov. Vrstni red formacije

Vsi dokumenti po izvedbi morajo biti združeni v poslovanje. Izraz "poslovanje" v skladu z GOST 51141-98 je treba razumeti kot en dokument ali niz dokumentov, ki se nanašajo na določeno področje dejavnosti organizacije in se nahajajo v mapo pod ločenim kritjem. Za pravilno oblikovanje, shranjevanje in evidentiranje primerov v vsaki organizaciji je treba nomenklaturo primerov pripraviti vsako leto (ob upoštevanju sprememb v zunanjem in notranjem okolju), zaradi česar je zagotovljen hitri pregled dokumentov.

Pri oblikovanju zadeve katerekoli enote bi morali voditi zahteve enotnega državnega sistema vodenja evidenc. Glavne določbe so določene v GOST 51141-98, dokumentaciji glavnega arhivskega oddelka pod vlado Ruske federacije, metodoloških navodil arhivskih organov, seznamov dokumentarnega materiala. Upoštevati je treba pogoje za shranjevanje dokumentov in primerov. Če organizacija s kompleksno strukturo in več funkcijami, potem v vsaki delitvi in v celotni organizaciji uporablja enotna načela za sistematizacijo dokumentov, oblikovanje in indeksiranje primerov. Zato je treba oblikovati nomenklaturo zadev kadrovske službe, kakovostne službe, katere koli druge strukturne enote ali same organizacije ob upoštevanju zahtev normativnih dokumentov.

V prvi fazi je treba določiti obseg vprašanj in kategorij dokumentov, ki morajo vključevati nomenklaturo zadev enote ali organizacije. Tukaj moramo nadaljevati s potrebo po pokrivanju celotnega obsega dokumentacije, tako ustvarjenih kot prejetih. Kadar v delu, ki ga nomenklatura ne ustvarja, je treba vnesti dodatna vprašanja. Oblika nomenklature primerov mora omogočati, da se pravočasno posodablja. Zato je pri indeksiranju primerov mogoče ustvariti nove indekse in izključiti zamenjavo predhodno dodeljenih indeksov že oblikovanih primerov. Nedokončana dejavnost se prenese v nomenklaturo naslednjega leta s hrambo prvotne številke.

Naslov vsakega primera mora biti jasen in v celoti razkriti sestavo zadeve in vsebino dokumentov, ki so v tej mapi. V mapi morate določiti indeks in čas shranjevanja primera. Konsolidacija primerov se izvaja na nominalni osnovi, na primer naroćila, zapisnik, naroćila in tako naprej. Primeri se lahko oblikujejo vsebinsko, na primer s korespondenco z določenim dopisnikom, dopisovanjem o dobavi surovin, korespondenco z dopisniki, združenimi na teritorialni osnovi, in tako naprej.

Pri združevanju dokumentov morate paziti na čas skladiščenja. Dokumentov za začasno in trajno skladiščenje ali z različnim rokom uporabe ni mogoče združiti v eno datoteko. Osnutki, nepomembni dokumenti ali kopije kopij ne smejo biti vključeni v zadevo. Pri oblikovanju primerov je potrebno preveriti prisotnost vseh podpisov v dokumentu in pravilnost njegove izvedbe.

Indeksiranje primerov in vrstni red njihovega naroćila je treba narediti v smislu pomena. Najprej so navedeni najpomembnejši dokumenti (naročila, naročila ali drugi upravni dokumenti). Nomenklatura primerov mora vsebovati podatke in naslove primerov, pogoje za njihovo shranjevanje, vrstni red evakuacije. Nomenklatura primerov se odobri v vrstnem redu, določenem v organizaciji, in je usklajen z uradnikom Državnega arhiva regije. Ob koncu leta se končna evidenca izda v nomenklaturi, ki navaja število primerov, ki so se za vsako kategorijo odprli v poročevalskem letu. Dostava stalnega skladišča v arhiv ali odlaganje začasnih skladiščenja (po izteku roka) se izvede v skladu s postopkom, ki ga določi Urad za računovodske izkaze te organizacije.