Pisarniški manager - kdo je to? Uradne naloge upravitelja

"Plankton", "managery" - vse te težko hitting definicije se nanašajo na delo pisarniških delavcev. Ali je to delo nekoristno? Pisarniški manager - kdo je to? Kakšen je obseg njegovih nalog?

Pisarniški manager - kdo je to?

Poklic vodje pisarne se pogosto zamenjuje s poklicjo tajnika. Ampak še vedno obstaja razlika med temi posebnostmi. Torej, pisarniški manager - kdo je to?

Vodja tega področja je upravitelj ali administrator. Uredi pisarniško delo, saj je pomembna informativna povezava med zaposlenimi in nadrejenimi, strankami in zaposlenimi itd.

Bolj aktivna dejavnost organizacije, več težav ima z vsakodnevnimi majhnimi organizacijskimi zadevami in dokumentacijo. Njihova izvedba in zagotavlja poslovodja.

Zagotavlja, da so vsi aktualni dokumenti in naročila organov ustrezno zasnovani. Istočasno je treba vodstvene naloge pravočasno dostaviti zaposlenim v podjetju, upoštevati je treba vse pritožbe obiskovalcev, predloge zaposlenih pa se prenašajo v vodstvo.

Tako pisarniško delo kot tudi komunikacija v podjetju deloma padejo na ramena upraviteljev urada.

Kraj dela in plače

Pisarniški menedžer je potreben v vsakem podjetju, ki ima pisarno, vodjo in vsaj nekaj zaposlenih. V majhnih organizacijah je seznam nalog takega strokovnjaka veliko manjši kot na primer v veliki korporaciji. V velikem podjetju so lahko upravniki pisarn več in vsak od njih je dodeljen oddelku.

Izkazalo se je, da je povpraševanje po teh strokovnjakih precej visoko in verjetno še naprej raste. Vendar pa praktično ni nobenih poklicnih možnosti. Še posebej, če poleg pisarniškega upravljanja oseba nima več nobenega poklica.

Glede na dejstvo, da naloge niso preveč zapletene, je konkurenca za eno delovno mesto, vsaj v Rusiji, precej visoka - 6 ljudi za službo. Hkrati so plače nizke v kapitalu - 27 tisoč rubljev.

V kulturni prestolnici - St. Petersburg - plača teh delavcev je nižja za približno 5-7 tisoč, in konkurenca je večkrat višja. Dlje do oboda države, nižja plača in več kandidatov za delovno mesto.

Potrebne osebne lastnosti

Naročila, ki jih prejme pisarniški upravitelj, običajno zahtevajo nujno in takojšnjo izvedbo. Zato je za tožečo stranko najprej potrebna skrbnost, hitrost in točnost. Tudi dober spomin in sposobnost koncentriranja.

Oseba, ki ima to funkcijo, mora biti prijazna in družabna, saj v nekaterih situacijah deluje kot predstavnik podjetja strankam.

Pisarniški vodja mora imeti kompetenten in logično zgrajen govor ter lastno poslovno etiko, saj ga pogosto privlači organizacija poslovnih pogajanj in poslovnih srečanj.

Uporabno znanje, kot je telefonska številka dobrega električarja ali služba za dostavo obrokov, ne bo motilo. Navsezadnje je v mnogih podjetjih naročnik v pisarni, pa tudi sitosti zaposlenih, pod nadzorom upravitelja.

Zahtevane veščine vodje pisarne

1. Prva zahteva za takega zaposlenega je zaupna posest računalnika in interneta. Če bo poleg Worda in Excela prosilec lastnik Photoshopa ali "Office managerja slike" - to je še en razlog za njegovo zaposlitev, ne pa kdo drug.
2. Hitro tiskanje. Sposobnost hitrega vnašanja besedil je ena od glavnih za pisarniškega vodjo.
3. Spretnosti v upravnem vodenju, pridobljene na prejšnjih delovnih mestih, so obvezne, če se oseba poravna v veliki družbi.
4. Spretnosti opravljanja pisarniškega dela. Dokumentacija je ena od glavnih odgovornosti te vrste strokovnjaka, zato ne morete storiti brez osnovnega znanja.
5. Prepričana uporaba pisarniške opreme. Faksi, tiskalniki, skenerji - vse to mora biti v pristojnosti upravitelja.
6. Spretnosti za pismeno in diplomatsko komunikacijo. Upravni urad ne bi smel le kompetentno komunicirati, temveč mora biti sposoben reševati konfliktne situacije, če je to potrebno.
7. Poznavanje tujih jezikov. V velikih mednarodnih podjetjih mora pisarniški vodja imeti vsaj osnovni angleški jezik.

Splošne določbe opisa delovnega mesta

Pisarniško vodjo navodil odobri generalni direktor družbe. V različnih podjetjih se lahko za nekatere točke razlikuje, na splošno pa se njegove osnovne določbe ne spreminjajo. Z delovnim navodilom se je treba še pred podpisom pogodbe o zaposlitvi seznaniti, da se kasneje ne pritožite, da ni bilo del vaših načrtov za izpolnjevanje določenih nalog.

Splošne določbe lahko določajo:

• Kdo je odgovoren za sprejem uradnega direktorja za delo;
• Kdo ima pravico, da ga izpusti iz službe;
• Kdo posluša zaposlenega;
• Kdo pokliče upravitelja;
• Kdo opravlja naloge vodje pisarne v njegovi odsotnosti itd.

Pisarniški vodje so praviloma podrejeni generalnemu direktorju. V podrejenosti upraviteljev urada so kurirji, vozniki, čistila itd.

Prav tako je na splošno mogoče določiti, kakšno raven usposobljenosti lahko vzamete za opisano pozicijo.

Neposredne odgovornosti

Naslednja točka v navodilih določa dolžnosti upravitelja.

Za nadaljevanje vloge za zaposlitev so prosilci pogosto postavljeni v ločeno polje, ki jih je opravljal pri svojem prejšnjem delu v pisarni. Torej delodajalec dobi več informacij o znanju kandidata.

Katere predmete lahko vključite v neposredne naloge vodje pisarne?

1. Nadzor telefonskih klicev. Zaposleni se mora odzvati na dohodne klice, po svojih sposobnostih odgovarjati na vprašanja nasprotnikov, ter obvestiti organe o podatkih, ki so jih prosili za posredovanje.
2. Nadzor dokumentacije. Shranjevanje in vodenje dokumentov, nadzor korespondence, izvrševanje naročil itd. Ali so neposredne naloge vodje pisarne?
3. Razmnoževanje dokumentov. Na posebno nalogo vodje dela kopirni in pomnoževalni del.
4. Registracija pisem, prošenj - npr. Vodenje korespondence s partnerji, strankami ali dobavitelji na zahtevo neposrednega nadzornika.

Naloge upravitelja lahko vključujejo najmanj šest drugih vrst dela. Toda v vsaki družbi se obremenitev strokovnjakov te kategorije določi posamezno.

Pravice upravitelja Officea

Vsako navodilo upravnega direktorja ne vključuje le dolžnosti, temveč tudi pravice.

1. Zagotoviti popolne informacije. Za opravljanje določenih nalog ima pisarniški upravitelj pravico zahtevati zagotovitev te količine informacij, vključno z zaupnimi informacijami, kot to potrebuje.
2. Za razumevanje predlogov za racionalizacijo. Če so za organizacijo pisarniškega dela potrebne novosti ali dodatna naročila generalnega direktorja, ima upravitelj pravico, da jim ponudijo vstop.
3. Zahtevati ustrezne delovne pogoje. Če naloge ni mogoče izvesti zaradi pomanjkanja potrebnih pogojev, lahko pisarniški vodja zahteva, da se jih oblikuje.
4. Delovati v mejah pristojnosti. Po proučitvi opisa delovnega mesta ima delavec pravico odločati samostojno in izdajati naročila, vendar le v okviru njegove pristojnosti.

To je približno število pravic, ki jih ima upravljalec. Lahko jih dopolni ali zmanjša, odvisno od posebnosti institucije.

Odgovornost

Pisarniški manager je poklic, ki tudi prevzame določeno odgovornost. Obseg in kaznovanje kršitev pravil določi vsak delodajalec na individualni osnovi. Najpogostejši predmeti, na katerih počiva odgovornost, v opisih delovnih mest izgledajo podobno.

1. Zaradi malomarnosti glede njihovih dolžnosti. Nepravočasna izvršitev naročil in kakršna koli druga malomarnost je napaka delavca, za katerega je treba odgovoriti.
2. Za razkritje zaupnih podatkov. V pogodbah o delu in opisih delovnih mest morate skrbno prebrati klavzule o zasebnosti. Za njeno razkritje lahko pogosto izgubite svoje delo.
3. Za kršitev področja pristojnosti. Ukrepi, ki presegajo pristojnost zaposlenega, so nesprejemljivi.
4. Za kršitev predpisov o delu itd. Za kršitev delovnega načrta, požarne varnosti ali varnostnih predpisov je odgovoren tudi delavec.

Prednosti in slabosti poklica

Ta poklic ima, tako kot mnoge druge, številne prednosti in slabosti. Torej, kakšne so prednosti dela za pisarniškega vodjo?

Povratne informacije delavcev, ki delujejo na tem področju, se najprej nanašajo na veliko povpraševanje po tem poklicu: po pridobitvi nekaterih izkušenj na tem področju, iskanje boljšega plačanega prostora ni težko. Tiste spretnosti upravne in gospodarske dejavnosti, ki so pridobljene med delom, so pomembne v vsakdanjem življenju. Poleg tega delo kot vodja pisarne vam omogoča, da razvijete svoje komunikacijske spretnosti.

Med minusi - povečano psihološko breme, ki ga doživljajo zaposleni, saj je v enem delovnem dnevu potrebno rešiti veliko različnih vprašanj. Poleg tega upravljavci poleg neposrednih nalog pogosto obremenjujejo upravitelje pisarn z osebnimi zahtevki in dodatnimi nalogami.

Kje poklicati študij?

Pisarniški manager, kdo je - jasno je iz zgornjega. Kje se lahko naučite tega poklica?

Posebna fakulteta, ki bi usposabljala vodje pisarne, ni na voljo na nobeni univerzi. Toda pogosto glava želi biti zasedena z osebo z višjo izobrazbo. Kakšno izobraževanje bo, ni vedno pomembno - glavna stvar je, da je prosilec diplomant univerze. V provincialnih mestih se lahko to mesto objavlja tudi po 9 vrstah izobraževanja. Vsako podjetje se individualno odloči, kateri upravljalec pisarn zahteva.

Predvsem delodajalec bo zanimalo druge značilnosti kandidata:

• Ali je delal pred tem na tem področju;
• Kako dobro ima računalnik moč;
• Ali poznavanje pisarskega dela?
• Ali govori jezike itd.

Sposobnosti komunikacije osebe ne morete popustiti. Če so ti kazalniki primerni - možnosti za povečanje delovnega mesta.