Poslovni proces - kaj je to? Oblikovanje, simulacija, optimizacija poslovnih procesov

Sodobni načini upravljanja podjetja vse bolj izposodijo tuje metode in tehnologije. In ne zato, ker je v modi, ampak zato, ker je priročno in učinkovito. Ena od teh tehnik razbije vse rutinsko delo v osnovne elemente in nato podrobno opisuje vsak poslovni proces, ki ga pridobi. Traja zelo dolgo, vendar izpeljana shema vam omogoča, da poiščete in pomanjkljivosti ter preveč napihnete funkcionalne dolžnosti in nejasne naloge. Ob enkratnem času, lahko upravljanje prenese del svoje odgovornosti po hierarhiji, s čimer se oslabi čas za strateško načrtovanje.

Živeti po načrtu

Druga stvar je, da osebje podjetij pogosto ne razume pomena tega postopka in ne pozdravlja želje vodstva pri določanju glavnih poslovnih procesov. Kljub temu pa je vse bolj potrebno razumeti modeliranje in opis osnovnih operacij vsake enote in celo zaposlenega. Še huje, če so zaposleni v podjetju zaposleni, ki preučujejo poslovne procese podjetja. Nenehno sprašujejo o nečem, odvračajo in na vse možne načine posegajo v izvajanje neposrednih funkcionalnih dolžnosti vseh zaposlenih. Kaj je treba storiti?

Začnimo daleč. Vsako jutro, pred večino nas, je naloga, da pridejo na delo. Da bi ga uspešno rešili, se morate zbuditi pravočasno, se združiti in zavzeti mesto v nekem prevozu (ne glede na to, ali gre za osebni avtomobil ali podzemni avto). Nato lahko vsako komponento razdelimo v še manjše postopke: da bi se lahko prebudili pravočasno, lahko nastavite budilko in lahko zaprosite nekoga, da vas zbudi itd. Ne glede na način rešitve bo dosežen rezultat (pravočasno prebujanje). Ampak vzpon, pristojbine in način dela se razlikujejo po metodi rešitve in končni rezultat. Pravzaprav smo prišli do prve definicije.

Zakaj je vse to potrebno?

Torej, poslovni proces je določen niz preprostih dejanj, ki pretvorijo vire v koristen končni izdelek. V našem primeru iz življenja obstajajo trije različni procesi, od katerih vsak zahteva svoje začetne informacije in po določenih manipulacijah daje želeni rezultat. Premakni se v podjetje. Ne glede na obseg dejavnosti v vsakem podjetju delo določajo strokovna razmerja zaposlenih: prenos informacij, določitev potrebe po izdelku, analiza proizvodnje in virov itd. In tukaj je pomembno opozoriti, da je vse navedeno zgolj le, če so izpolnjeni trije pogoji:

- informacije se prenesejo na zadevnega delavca;

- to se naredi ob pravem času;

- oblika, v kateri so predstavljene informacije, je dovolj preprosta in razumljiva.

Če povzamete vse zgoraj navedeno, lahko trdite, da je poslovni proces tok informacij, ki odgovarja na tri vprašanja: kaj, kje in kdaj. Potrebno je, da se delo opravlja gladko in neprekinjeno, je potrebno določiti njegove sestavne dele. V tem primeru ne bo podvajanja nalog, brez izvajalca ali prostega časa.

Ko je poslovni proces jasno opredeljen, vsak zaposleni preneha biti nenadomestljiv. Spomnite se, koliko krat ste morali čakati, da nekdo iz vaših kolegov zapusti bolnišnico (ali se vrne iz počitnic); V odsotnosti na delovnem mestu telefon dobesedno ne preneha zvoniti in vsakdo poskuša razumeti, kaj in kako delate. In če ste se odzvali na zahtevo vodstva in podrobno opisali poslovne procese, lahko mirno vzpodbujate in se sprostite, včasih pa tudi na večerji ...

Če pogledamo na formalni jezik definicij, bomo trdili, da pri opisovanju poslovnih procesov podjetje postavlja takšne cilje:

• Razumeti splošno strukturo organizacije dejavnosti in določiti dinamiko njenega razvoja;
• Ugotovite trenutne probleme in priložnosti za njihovo premagovanje;
• Ustvarite sistem ciljev in ciljev, ki je razumljiv za vse udeležence (razvijalce, uporabnike, kupce itd.);
• Oblikujte zahteve za potrebno programsko opremo.

Seveda opis poslovnih procesov samo po sebi ni zanimiv. Ampak tu za reinženiring je najpomembnejša naloga. Šele po razumevanju strukture, medsebojnih povezav in načinov pretoka informacijskih tokov se lahko pogovorimo o ponovnem premisleku o semantični obremenitvi podjetja samega in njenih posameznih enot. Toda reorganizacija bi se morala izvajati zaradi doseganja določenega cilja: izboljšanje kakovosti storitve za stranke; Zmanjšati stroške; Zagotovitev večje svobode odločanja izvršiteljem (zmanjšanje rokov za opravljanje dela) in tako naprej.

Enostavna klasifikacija

Najpogosteje se pojavlja potreba po opisu informacijskih poslovnih procesov v podjetjih s funkcionalno usmerjeno strukturo. Dejstvo je, da lahko cilji in naloge različnih oddelkov nasprotujejo drug drugemu. In to ne bo vodilo le k zmanjšanju dobičkonosnosti podjetja, temveč tudi na zmanjšanju njegove konkurenčnosti.

Sodoben pristop k upravljanju je vse bolj usmerjen v proces. Vsa dela se obravnavajo kot določen nabor procesov (vsaka od njih je sestavljena iz ene ali več preprostih postopkov). Za formalizacijo in standardizacijo tega pristopa se te kategorije procesov sprejmejo (klasifikacija poteka glede na dodano vrednost proizvoda):

• Glavne so tiste, s katerimi podjetje prejme dohodek: proizvodnja, trženje, oskrba;
• Vodje - tisti, ki določajo cilje in cilje za enote in posebne izvajalce;
• Podpora - tiste, ki zagotavljajo proizvodnjo virov, vendar ne dodajajo vrednosti končnemu izdelku: usposabljanje in izbor osebja, finančna podpora, pravno varstvo itd.

Poleg že omenjene neodvisnosti od človeškega faktorja in poenostavljene prilagoditve novih zaposlenih opis poslovnih procesov omogoča učinkovitejše upravljanje stroškov poslovanja družbe.

Lastnosti

Zdaj postane jasno, da je za upravljanje podjetja potrebno ne le identificirati medsebojno povezanih tokov informacij, temveč tudi jasno opisati vse dejavnosti. Ker že vemo, da je poslovni proces del celotnega dela, ki se giblje od enega zaposlenega k drugemu (znotraj svoje funkcionalne enote ali ne, ni važno), potem nadaljujemo z dejstvom, da se lahko vse na svetu združuje. Poklicna dejavnost - še toliko bolj.

Ne glede na obseg dejavnosti lahko vsak poslovni proces opišemo z enakimi značilnostmi.

- Meja je začetek in konec preproste operacije.

- lastnik je zaposleni v podjetju, ki ima ne samo lastna sredstva za delo, ampak tudi načrtuje, analizira in upravlja proces; In kar je najpomembnejše - je odgovoren za rezultat.

- Vnos - informacijsko sporočilo, prejeto v kakršni koli obliki, sprejete v podjetju, ki določa potrebo po informacijah in označuje začetek postopka.

- Izhod - informacija ali materializirani del izdelka, ki ga porabi stranka zunaj izvajalca.

- izvrševalec - osebje podjetja, ki se ukvarja z enim postopkom.

- viri - materialni ali informacijski del dejavnosti, ki se med operacijo ne spreminja (vendar le olajša preoblikovanje dohodnih informacij v končni izdelek).

- Nadzor kakovosti - sektorski ali notranji (ki ga vodijo podjetja), ki omogoča ugotavljanje učinkovitosti dela.

Obvezna izbira elementarnih procesov

Seveda vsaka družba ne potrebuje opisa poslovnih procesov. Kljub temu pa obstajajo številni primeri, v katerih ne moremo storiti brez te mučne zaposlitve. Naj navedemo glavno:

• Dejavnost podjetja je avtomatizirana. V tem primeru diagram poslovnih procesov prevede potrebe stranke v jezik, ki je razumljiv programerju.
• Izboljšanje dejavnosti družbe. Ne samo posodobitev opreme in tehnologij pripomore k izboljšanju končnega izdelka; Optimizacija poslovnih procesov nudi priložnost za prepoznavanje vseh prednosti in pomanjkljivosti dela ter sprejemanje ustreznih upravljavskih odločitev.
• Certificiranje organizacije po mednarodnih standardih (ISO). Ustvarjen je enoten sistem vodenja kakovosti za vse zaposlene.

Kako uporabniku predstaviti opis

Modeliranje poslovnih procesov zahteva opis vsakega elementa. Kako je to mogoče storiti brezbožno za organizacijo? V svetovni praksi so sprejete tri glavne metode: besedilo, grafika in tabela.

Besedilo vsebuje opis celotnega poteka dela v preprostem in razumljivem zaporedju. Oblika in vsebina sta lahko prosta (če mednarodni ali industrijski standardi še niso razviti) ali urejeni dokumenti. Na primer: prodajna služba prenese poročevalsko dokumentacijo za obdobje na oddelek za načrtovanje; Zaposleni v oddelku za načrtovanje izvajajo analitično delo za določitev dinamike prodaje in potrebo po prilagoditvah v proizvodnji; Dobljeni rezultat oddelka za načrtovanje se prenese na oddelek za trženje, kjer se analizirajo razlogi za rast (padec) prodaje in tako naprej.

Grafični diagram poslovnega procesa vam omogoča vizualizacijo rezultata analitičnega dela. Ni treba spomniti, da je vizualno zaznavanje informacij najbolj učinkovito. Zato vse vrste grafov in diagramov omogočajo hitro razumevanje, kaj se dogaja in najde pravo rešitev.

V tistih primerih, ko je glavna naloga reformiranja dejavnosti optimizacija poslovnih procesov, je smiselno uporabiti tabularno obliko njihovega opisa. Z njeno pomočjo je lažje razumeti zaporedje akcij in smeri informacijskih tokov. Tipična tabela ne vsebuje samo opisa funkcije kadrovske enote, pač pa tudi grafov vhodnih in izhodnih dokumentov, izvajalca (lahko določite tako celotno enoto kot določen delavec) in tako naprej.

Kako pravilno opisati poslovni proces

Ni dovolj za analizo poslovnih procesov. Najpomembnejši v tem primeru je pravilnost, a hkrati preprostost opisa. Prvič, jasno je treba navesti ime posameznega postopka. To bo pomagalo razumeti njegove glavne značilnosti, logiko izvajanja in postaviti v celotno verigo proizvodnih dejavnosti.

Nato morate določiti, katere vhodne informacije so potrebne za običajno izvajanje naloge, in tudi seznam virov. Zapisano zaporedje preprostih postopkov, ki jih sestavljajo, vam bodo pomagale, da ne boste ničesar zamudili in ne pozabili.

Modeliranje poslovnih procesov ne more storiti brez navedbe lastnika procesa in sistema za spremljanje napredka pri njegovem izvajanju. V ta namen je treba upoštevati regulativne roke za delo v opisu in seznam dokumentov, ki se prenesejo na naslednjo povezavo. Če želite poenostaviti, bi opis moral izgledati takole: "... po izvedbi analize prodaje v poročevalnem obdobju zaposleni v oddelku za načrtovanje izpolni uveljavljen obrazec (tabela), ki preide na oddelek za trženje ..."

Poenostavljen diagram opisa proizvodnih procesov

Pri pisanju opisa se zaposleni pogosto soočajo z dejstvom, da ne vedo, kako verbalno prenesti vsebino svojega dela. Da bi sistem poslovnih procesov postal jasen in strukturiran, lahko ustvarite beležko. Odraža ta vprašanja, na katerih je treba dati jasen in maksimalno podroben odgovor. Torej, kakšna so ta vprašanja?

• Kaj? Opisuje, kaj natančno je storjeno v tej operaciji.
• Zakaj? Posreduje namen operacije.
• Kdaj? Določa, kdo začne izvajati.
• Kdo? Pokliče določene izvajalce.
• Kako? Navede potrebna sredstva.

Razvoj poslovnih procesov predpostavlja, da se lahko uporabljajo vse metode opisa. Tako bomo dobili najbolj podrobno shemo izvajanja dela. Grafična različica bo razkrila medsebojne povezave funkcionalnih enot, tabelarica in besedilo pa bodo vsebovale vsebino posamezne operacije. Na žalost je avtomatizacija poslovnih procesov brez zamudnega predhodnega dela nemogoča.

Kako zbirati podatke

V praksi obstaja veliko načinov za pridobitev informacij, ki jih potrebujete. Najprej morate analizirati regulativne dokumente, ki vodijo zaposlene v podjetju. Potem je treba z vsakim neposrednim izvajalcem opraviti osebne razgovore, da bi opisali vsebino njegovega dela. Nadalje, za pojasnitev in razjasnitev spornih točk morajo svetovalci analitikov uporabljati opazovanje napredka poslovnih procesov.

Če se problem lotimo na celovit način, avtomatizacija poslovnih procesov ne bo videti tako dolgočasna in neuporabna.

Delovna skupina

In še vedno, če je glavna naloga podjetja avtomatizacija poslovnih procesov, vendar upravljanje ne namerava vključiti zunanjih svetovalnih podjetij, se postavlja vprašanje: "Kje začeti?" Prvič, delovna skupina je ustvarjena od zaposlenih v podjetju. Zaželeno je, da imajo člani delovne skupine odlične analitične sposobnosti in sposobnost poslušanja. Konec koncev, kot že rečeno, večina dela vsebuje osebne razgovore z izvajalci poslovnih procesov.

Nadalje je treba narediti resnično sliko o delovanju sistema. Ker je podjetje pred modernizacijo delalo in ustvarilo dobiček, verjetno ni potrebno govoriti o popolnem prestrukturiranju. Zato je treba v času optimizacije določiti sistem in smeri informacijskih tokov.

Kaj vsebuje opis

Da bi se izognili zmedi in nesporazumom pri opisu poslovnih procesov, strokovnjaki priporočajo uporabo procesnih zemljevidov. To so standardizirani dokumenti, ki omogočajo združitev vseh dejanj ne glede na sfero vpliva izvajalca in zapletenost opisane operacije.

Vsak opis se lahko razdeli na takšne komponente:

• Enotna oblika postopka (najpogosteje tabela);
• Zemljevid poslovnega procesa (lahko je v kakršni koli obliki predstavljen - opis besedila, grafični predmet ali tabela);
• Poti (vhodni in odhodni tokovi informacij, virov in financ);
• Matrike različnih poslovnih procesov (tabela interakcij različnih procesov, ki omogoča identifikacijo glavnih in sekundarnih tokov in operacij);
• Diagram poteka (algoritem za vodenje poslovnega procesa);
• Razširjen opis besedila;
• Dokumentacija (izdelava dokumentov, ki potrjujejo izvajanje postopka);
• Identifikacija kazalnikov poslovnih procesov (iskanje značilnosti in kazalnikov, s katerimi lahko nadzirate ne samo napredek uspešnosti, ampak tudi kakovost);
• Predpisi (preprosto, opis delovnega mesta).

Kazalniki

Kot je že večkrat omenjeno, mora biti vsak postopek izmerjen. Najprej je potrebno za oceno učinkovitosti vse dejavnosti podjetja. Večina strokovnjakov priporoča testiranje poslovnih procesov za štiri kazalnike: čas, stroške, kakovost in količino.

Toda modeli poslovnih procesov so dinamični in raznoliki. Zato pogosto ni dovolj, da bi ocenili samo hitrost dela; Upoštevati je treba delovne razmere in infrastrukturo podjetja. Poleg tega praktično vse panoge ne morejo obstajati brez dobaviteljev, financ, logistike in partnerjev. To so tudi merljivi kazalniki.

In, seveda, ne smemo pozabiti na informacije in človeški dejavnik. Višja raven strokovnega usposabljanja, manj časa bo potrebno, da se seznanite z navodili in dohodnimi informacijami.

V središču večine metodologij modeliranja so zdaj načela strukturne analize in oblikovanja (SADT - strukturirana analiza in oblikovalska tehnika), pa tudi nekateri algoritemski jeziki. Lahko govorite o obstoju več osnovnih modelov analize poslovnih procesov:

- Modeliranje poslovnih procesov - dejansko modeliranje - razkriva funkcionalno stran podjetja.

- Modeliranje toka dela - opisuje potek dela in je podoben izdelavi diagramov poteka.

- Modeliranje toka podatkov - za razliko od prejšnjega opisuje tokove podatkov (informacije); Je zasnovan za sestavljanje zaporedja operacij.

Cikel Shouhart-Deming

Velike poslovne procese (1C vam omogoča, da jih izberete s splošnega seznama) priporočamo, da jih opišete v ločenem dokumentu, imenovanem »Delovni čas«. Vse, kar je manj pomembno ali je sestavljeno iz majhnega števila preprostih operacij, je običajno opisano v opisih delovnih mest.

Pri pripravi predpisov je treba upoštevati pogoje cikla nenehnega izboljševanja dejavnosti podjetja (model Shuhart-Deming). Njene določbe navajajo, da optimizacija in izboljšava sta neskončni procesi. To pomeni, da pri upravljanju podjetja obstaja določen zaprti cikel, ki ga sestavljajo takšne vodstvene odločitve: načrtovanje, izvajanje, nadzor, prilagoditev.

Pri oblikovanju predpisov je treba upoštevati načela, ki zagotavljajo skladnost modela Shuhart-Deming:

1. Izračun načrtovanih kazalnikov za prihodnje obdobje.
2. Analiza dinamike odstopanj in dokumentacije domnevnih vzrokov.
3. Določitev korektivnih operacij in analiza njihove učinkovitosti.

Razvoj modela bi moral potekati v skladu s poslovnimi pravili. Kot splošno sprejeta pravila deluje normativna in zakonodajna osnova države, na ozemlju katere deluje podjetje. Druga osnova modela je korporativna politika družbe.

Za izvajanje sistema vodenja kakovosti je potrebno skrbeti za razvoj in poenotenje poslovnih procesov. Kot smo že omenili na začetku članka - ne vedno osebje podjetja razume pomen začetka modernizacije. Za vsakega zaposlenega je pomembno, da ustvari učinkovit model poslovnih procesov, naloga vodstva.

Konec koncev, dobro uveljavljen in temeljito razvit sistem ne bo samo olajšal podjetju, da pridobi potrdila o skladnosti z mednarodnimi standardi kakovosti ISO 9001: 2008, ampak tudi znatno izboljša učinkovitost dela vsakega zaposlenega.

Oba dejavnika vodita do povečanja konkurenčnosti na trgu, kar pa ima ugodne učinke na vlagatelje in kupce.