Vrste nomenklature zadev, njihove značilnosti in namen

Organizacija učinkovitega upravljanja dokumentov v podjetju, je nemogoče brez ustvarjanja ustreznih pogojev za to. или на бумажных носителях. Eden od njih deluje kot nomenklaturi zadev v elektronski obliki ali na papirju. Če je strokovnjak, katerih dejavnosti so povezane z dokumenti, vprašal: "Kaj so vrste nomenklaturi zadeve", - se mora z njimi natančno poklicati. Dejstvo, da so ti zaposleni dolžni poznati razvrstitev, da se hitro usmerijo v matrično dokumentaciji.

Razpon primerih: pojem, vrste, vsebino, vrednost

Pred opisom vrstni red ustvarjanja, razumeti terminologijo. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Vrste primerih nomenklature so kategorije razvite v predpisani obliki sistematičnih seznamov imen kompleksov dokumentov, ki jih je družba ustvarila v svoji dejavnosti, z navedbo obdobja skladiščenja. Ti so potrebni za hitro iskanje potrebnih aktov. hitrost transakcij, bo odvisna od razpona kakovosti. Seznami, ki se uporabljajo za distribucijo in skupina akti izvajajo v mapi, varne indeksacije sedežem obdobja hrambe. Zagotavljajo ustvarjanje referenčno datoteko in služijo kot vir računovodskih informacij. , как типовая, примерная, индивидуальная. V praksi te vrste nomenklature uporablja deluje kot tipični, zgledno posameznika. Družba je dolžan samostojno pripravi seznam, ki upošteva posebnosti njihove dejavnosti.

zahteve

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Glede na obseg vrst zadev, njihove značilnosti in namen uredbe določa pravila, ki se uporabljajo v njihovo pripravo. sledi v času nastajanja seznamov:

1. Upoštevajte enotnost pristopov za računovodstvo, ki opisuje, organiziranje, iskanje in shranjevanje dokumentov.
2. Uporaba indeksiranje. Zagotavlja spremembe, popravke in dopolnitve ustreznih poglavij seznamov.
3. Nadzor indeksov stabilnosti.

Splošne značilnosti

, указанные выше. Na kratko si oglejmo namen in obseg vrst zgoraj navedene primere. Posamezne liste so razviti za določeno organizacijo. Odražajo dokumentacijo, ki se uporablja za vsakodnevne svoje dejavnosti. V isti panogi pogosto vključujejo podjetja, ki uporabljajo isto vrsto dejanj. номенклатуры дел. Za njihovo poenotenje in skupin s standardno nomenklaturo in o e zadeve. Slednji imajo priporočilo. дел являются обязательными. Značilne vrste primerov nomenklature so obvezna. Običajno so nameščeni z enotnim indeksom za podjetja v celotni industriji (sistem). Standard in vzorec nomenklaturo, ki ga je pripravila višjih organizacij. Služijo kot osnova za oblikovanje posameznih seznamov za posamezna podjetja. Ti, po drugi strani, v skladu s sporazumom z višjimi struktur. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Vrste nomenklature zadeve in njihovo zasnovo jih vodijo usposobljeni strokovnjaki. So privlači popis in organizacijo dela z njimi. Ustanovljena nomenklatura je treba uskladiti s pisarno in arhiv podjetja.

pomemben dejavnik

Nomenklatura zadeve morajo biti prisotni pri vsakem podjetju, ne glede na obstoj standarda ali inventarja. Za organizacijo se šteje za optimalni razvoj konsolidiranega dokumenta. подразделений. To vključuje vse vrste nomenklaturi oddelkov zadeve. Zbirni seznam dogovorjeno z ustreznim arhiva. Po odobritvi, vodilno podjetje na področju strukturnih enot prenese dele razrešnice za uporabo pri svojem delu.

Posebnosti priprave

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Za zaposlene, razvoj kontrolni seznami, je pomembno vedeti, ne samo tisto, kar so različne vrste nomenklaturi zadev, pa tudi sestavo, število dokumentov, ki se uporabljajo v podjetju. V svojih dejavnostih, strokovnjaki uporabljajo določbe o organizaciji, sedanje in lanskoletni seznam aktov, kadrovanja, klasifikacij, inventarja, napotnice in tako naprej. Sistem klasifikacija nomenklatura bo odvisna predvsem od strukture podjetja. Velik pomen in funkcije, ki realizira organizacijo. V zvezi s tem, kot so kategorije za razvrščanje lahko deluje kot notranji razkol, in vodstvene naloge.

vrste dokumentov

Razpon primerih mora vključevati vsa dejanja, ki odražajo dejavnosti družbe. Dokumenti, ki jih javnih združenj, ki se uporabljajo, so vključeni na seznam organizacij, s katerimi so bile ustvarjene. V nomenklaturi lahko sedanje in nedokončane posle, ki ste ga dobili od tretjih podjetij za rešitev, napotnice. Niso vključeni v seznam publikacij. Ti vključujejo, med drugim vključujejo odločitve zbirke, biltenov, priročnikov, referenčne revije, brošure, znake in tako naprej. Ne vključuje vrsto črk in drugih pomožnih materialov, ki ne odražajo glavne usmeritve organizacije.

Splošna red

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Besedilo nomenklature primerov v obliki seznama področjih in podpodročjih sheme razvrščanja. Hkrati določenih glave zapletenih dokumentov. Potrebne podatke iz dokumentov, zajetih v obliki izjav. Kasneje se uporabljajo pri oblikovanju predmeta projekta. Seznam se lahko pojavijo v obliki tabele. Na primer:

Nomenklatura zadev v prevzgojni šole tipa 8

Določanje jezika za napise

To se izvede v skladu z veljavnimi predpisi. Zlasti bi morale:

1. V splošnih obliki natančno odražajo vsebino primera, sestavo dokumentov, ki se dajejo v njem, vrste in funkcionalno opremo.
2. Vključi veznih elementov, razporejenih na jasen zaporedju:

• Ime vrste ali podvrste. To je lahko dnevnik korespondenčno, naročil, protokolov, in tako naprej.
• Ime organizacije / strukturne enote. Tam mora vsebovati podatke o razvijalec / avtor dokumenta.
• Ime družbe, ki bo obravnavana na ali iz katere se domneva, da se dejanja, ki so dani v primeru.
• Kratek opis dokumentov.
• Ime območja, ki je povezana z vsebino dejanj.
• Obdobje (datum), na katerem se dokumenti postavljeni v zadevi. Zagotavlja tudi informacije o razpoložljivosti kopij.

Deluje na eno vprašanje

Pri oblikovanju naslovov primerov, v katerih so ti dokumenti, če ne vključujejo izvršitve zaporedje, beseda "dokumente", in na koncu (v oklepajih) navedejo svoje glavne vrste. To so lahko poročila, načrti, itd formulacije lahko, na primer, naslednje :. "Dokumenti na seminarjih o arhivih v podjetju (seznam priporočenih učnih publikacij, seznami)."

korespondenco

Navedba primeri, v katerih se jih vsebuje, vključuje ustrezen izraz. Po beseda "dopisovanje" navesti, na kakšni zadevi, in od katerih je bila izvedena. V naslovu primerov, v katerih so črke homogene dopisniki, so njihova imena niso navedene. Namesto tega se kažejo pogosta vrsta. Besedilo, na primer, je lahko to: "Korespondenca z veje na letno poročanje in načrtovanje organizacije." Če so črke v različnih dopisnikov, so prav tako ni na seznamu. V tem primeru je treba navesti le predmet komunikacije. Na primer: ". Korespondenco o zadevah v zvezi s prilagoditvijo osebja" Ime posebnega dopisnika navesti le, kadar v resnici vsebuje samo črke na njem in iz njega.

Dokumenti, ki se nanašajo na določen kraj

Če so stvari nastala iz teh dejanj, naslovi so določena imena ustreznih upravno-teritorialne enote. To je treba upoštevati nekaj odtenkov:

1. Če je vsebina kompleta dokumentov vključuje več homogena območja, so njihove specifične imena ni na seznamu. V tem primeru, glede na njihovo celotno ime modela. Besedilo je lahko: "Dokumenti o organizaciji interakcije voditeljev obrambo za boj proti terorizmu."
2. Če je vsebina povezana z eno od upravno-teritorialne enote, njegovo ime navedeno v glavi.

dodatno

V primerih, glavnih, ki bo vsebovalo dokumente načrtovanja / izkazi vsebujejo podatke o obdobju, za katero so sestavljena. To lahko četrtina ali leto, pol leta. Naslovi primerih uporabljajo povzeti homogena dokumentov, je priimek navedeno v množini. Na primer: "Naročila o napredovanju zaposlenih v organizaciji."

ustvarjanje obseg

V primerih, ko se domneva, da se bo sestavljeno iz več delov (na primer, z veliko količino dokumentacije), najprej oblikovala skupno glavo, nato pa (če je potrebno) - ime za svoje dele. Zadnji izvaja funkcijo posodobitve. Na primer: "Memo za leto 2015", "Volume 1. Memo za 1. polovici leta 2015". V okviru oblikovanja in potrditvi kompleksov glave se lahko določeni dokumenti. Hkrati je prepovedano vključitev v njih poenostavljeno, nespecifičnega besedila. Zlasti se ne dovoli uporaba takšnih besed kot "drugačne", "splošno dopisovanje" in tako naprej. Priporočljivo je, da bi se izognili uporabi zapletenih zavojev in uvodnimi besedami.

racionalizacija

To je mogoče storiti na dva načina:

1. V času nastajanja nomenklature celotne organizacije na vrhu seznama prenašati naslovnice na poslovanje, vključno z organizacijskimi in upravnimi akti. Dalje, v padajočem vrstnem redu glede na pomen, ki označuje imena druge kategorije (pogodbeno, načrtovanje in poročanje, itd). Konsolidacija primerov v strukturi particije, kot tudi dodelitev priimkov temelji na posebnih in funkcionalnih odnosih akti v njih.
2. Pri oblikovanju konsolidirani seznam imen odsekov bo deloval neposredno imena oddelkov, na podlagi katerega je izdelan sheme razvrščanja. Imena so razporejeni v skladu s kadrovsko.

opredelitev pojmov

Pre-set obdobje je potrebno, da se zagotovi organizacijo redno spremljanje njihovega izvajanja, pravočasno prilagoditev načinov shranjevanja. Na primer, lahko čas razlikuje od začasnega do trajna, če obstajajo razlogi za to. Predpisani rok mora biti v skladu z vzorcem podatkov (oddelkov) seznam dokumentov, ki se med delovanjem podjetja ustvarili. Če tak seznam ni na voljo, uporabite približno / tipično nomenklature. Določanje obdobja obvezne reje se lahko izvajajo tudi v sodelovanju s pristojnimi organi zveznih arhivih.

Določanje indeksov

To se izvaja za operativno in brez napak identifikacijo primerov in dokumentov, vključenih v njih. Indeks predstavlja simbol oblikovan z arabskimi številkami. To lahko vključuje kodo delitev z dodatkom zaporedno številko zadeve (z vezajem). Na primer, je računovodska služba dodeljena zakoniku 05. Kot dokument, na začetnem odseku letnih zagovornikov poročila. Skladno s tem je zadeva, ki vsebuje dejanje, kot del konsolidiranega seznama je indeks 05-01.